01Los correos de Peerspace y Giggster se convierten solos en reservas
Un script en el correo del estudio reenvía cada cinco minutos los mensajes nuevos de las plataformas, y se leen con reglas, sin IA. Una consulta no es una reserva: «reservado» crea una reserva pagada con su importe, la comisión de la plataforma y lo que cobra el estudio; un aviso de cambio mueve la reserva que ya existe; cada liquidación se cuadra con su reserva por cliente e importe. Solo se registra sola la reserva de un correo que pasa la comprobación DMARC y se ha leído entero; lo demás espera a una persona en «Capture», marcado en rojo. Si un correo trae un solape, no se rechaza, porque la plataforma ya lo ha vendido: se crea una tarea urgente para hoy.
02Diecinueve calendarios y una sola verdad
La fuente de verdad es la base de SetHub; los 19 calendarios de Google son un panel de «ocupado» que leen la web, Peerspace y Giggster. Reservar el estudio completo cierra los 16 sets que tiene dentro, cualquier set cierra el estudio, y la azotea y el plató del coche solo se cierran a sí mismos. El script del estudio pone, mueve y quita los eventos cada minuto, sin teléfonos, correos ni importes. Los eventos que crean las propias plataformas no se duplican: SetHub les añade su bloque. Un solape es un rechazo en todas partes: en el formulario, en «Capture», en la app y en los comandos de IA.
03«Capture»: un texto, una foto, un documento o un audio se convierten en borrador
Lo que se envía a mano — un texto, la foto de un recibo, un PDF, un audio al bot de Telegram, una petición desde Make o Zapier — entra en una sola cola y espera confirmación. El texto normal y los archivos de Word los leen reglas, sin IA: fecha, hora, importe y señal, contactos, espacio, canal, empleado y cliente conocido; lo deducido queda resaltado. El modelo solo hace falta para lo que no es texto: voz, fotos y escaneos. El mismo mensaje de la misma persona en menos de diez minutos devuelve lo que ya se creó, en lugar de un duplicado.
04Reserva en la web: la hora queda retenida mientras el cliente paga
El cliente elige set, día y hora con la disponibilidad en vivo, calculada con las reservas de todos los canales. «Book now» crea una reserva provisional y retiene la hora 35 minutos: la comprobación de que está libre y la escritura van bajo un bloqueo de la base, así que dos clientes no se quedan con la misma hora. Después viene Stripe Checkout; un webhook con firma verificada confirma justo esa reserva y un temporizador libera las retenciones que no se pagan. El precio lo calcula el servidor: −10 % desde 4 horas, −15 % desde 8, el día completo a precio fijo, extras y limpieza. Si hay algo ocupado en medio, la reserva se parte para esquivarlo: de 12 a 4 con la franja de 2 a 3 tomada quedan 12–2 y 3–5 al precio de una sola reserva, y la pausa no se cobra.
05Correos al cliente: el código de la puerta, un día antes
Nada más reservar, el cliente recibe la confirmación: la reserva, el desglose del importe, las normas del estudio y el recibo en PDF, sin el código de la puerta. Un día antes llega el recordatorio con el código, la planta y un vídeo de cómo entrar; si se reserva con menos de un día de margen, todo va en un solo correo. Mover la reserva mueve el recordatorio, y cancelarla lo anula. Los correos salen del buzón del propio estudio, hasta 1000 al día y primero los de clientes; los códigos se borran de la cola en cuanto se envían. Para el equipo de rodaje hay un enlace firmado con la hora, la dirección, cómo entrar y «añadir al calendario», y al terminar, «That’s a wrap».
06Área de cliente: sin contraseña, con descuentos y bonos
Se entra con un código de seis cifras que llega por correo: vale diez minutos y admite cinco intentos. Dentro están las reservas propias, «reservar otra vez» con el mismo set, horas y extras, el recibo en PDF y el evento para el calendario. El descuento crece con las visitas; la membresía es una suscripción de Stripe con horas al mes, y hay bonos de horas y tarjetas regalo: el código de 16 caracteres se guarda solo como hash y la tarjeta no caduca, como exige la ley de California. Después del rodaje llega un correo para puntuar con cinco estrellas; el enlace para reseñar en Google lo ve todo el que puntúa, no solo quien queda contento: pedir solo las reseñas buenas lo prohíbe Google.
07Consultas, tareas y plazos, sin chats
Cada consulta recibe un número SH-xxxx y avanza por etapas: nueva, en conversación, esperando señal, confirmada, completada o perdida; el nivel de atención se calcula, no se guarda, y la cola del gestor se arma con la misma regla. El plazo y el responsable de una tarea los fijan el propietario y el gestor; un empleado no cambia el plazo, sino que pide moverlo con fecha y motivo, y esa prohibición vive en el servidor, no en el formulario. Hay avisos una hora antes del plazo, al vencer y cada mañana según la hora del estudio. Las notificaciones llegan como resumen por correo, push en el navegador, Telegram y push en el móvil directamente por Apple y Google; una tarea se puede cerrar con un botón en la propia notificación.
08Cuatro roles, y los permisos los comprueba el servidor
El propietario lo ve todo. El gestor principal ve la operativa y el dinero del negocio, pero no los gastos personales del propietario. El gestor de clientes ve clientes, reservas con importes y consultas, sin ingresos ni gastos del estudio. El empleado ve tareas, agenda y «Capture», y nada de dinero: la app le entrega el día sin importes, pagos, canal ni contactos del cliente. Un único módulo de roles lo comprueban las páginas, el servidor, la API móvil y los 26 comandos para asistentes de IA: ChatGPT y Claude se conectan por MCP con acceso OAuth, y ningún comando borra nada. Cambiar la contraseña o desactivar la cuenta corta las sesiones, las llaves de los móviles y los accesos de IA.
09Dos apps con un mismo código
«Set Hub Team» es para el equipo: se abre con Face ID o huella, las capturas de pantalla están bloqueadas, la llave vive solo en el llavero de ese teléfono y los datos de clientes, solo en memoria. El widget «Today» y la pantalla de bloqueo muestran hora y espacio sin nombres ni importes, y «Capture» se abre con un toque desde el Centro de control. «Set Hub» es para los clientes: reserva sobre una cinta de horas, búsqueda del set a partir de una foto de referencia, la hora dorada en la azotea según la fórmula de la NOAA y el pronóstico, y «cómo entrar» tras Face ID, que funciona incluso en un sótano sin cobertura. Las dos están montadas y probadas en el simulador de iPhone y el emulador de Android; publicarlas en App Store y Google Play es el siguiente paso.
