01Panel del propietario: el punto de equilibrio en tiempo real
La pantalla principal muestra cuánto ha ganado el estudio este mes frente a los gastos del negocio y dónde está el punto de equilibrio. Como ingresos solo cuentan las reservas que ya han tenido lugar; las futuras confirmadas van en una línea aparte, «reservado por adelantado», para no hacer pasar lo deseado por lo ganado. Los gastos personales del propietario se guardan con una marca propia y no entran en la cuenta de resultados del negocio: solo los ve él. Debajo, el resumen por meses, la ocupación y los ingresos de cada uno de los 19 espacios y el reparto por canales.
02Un solape es un rechazo, no un aviso
Una sola función comprueba los solapes en todos los puntos de entrada: el formulario, «Capture», la app, los correos de las plataformas y los comandos de IA. El estudio completo cierra los 16 sets que tiene dentro, cualquier set cierra el estudio, y la azotea y el plató del coche solo se cierran a sí mismos. Un solape intencionado solo es posible con el botón «Guardar de todos modos», y el formulario no pierde lo escrito. Los solapes que ya existen se agrupan en un bloque rojo encima de la lista de reservas. El pago se cambia con botones propios — señal, resto, devolución — y «Guardar» no lo toca.
03«Capture»: cualquier mensaje se convierte en un borrador
Un texto, la foto de un recibo, un PDF, un audio, un archivo de Word: una sola ventana para todo. El texto normal lo leen reglas, sin IA: fecha, hora, importe y señal, contactos, espacio, canal, empleado y cliente conocido; lo deducido se resalta y la confianza se muestra en porcentaje. El modelo solo hace falta para lo que no es texto: voz, fotos y escaneos. El mismo mensaje de la misma persona en menos de diez minutos devuelve lo que ya se creó, en lugar de un duplicado. No se guarda nada hasta que una persona lo confirma.
04El puesto del gestor: qué hacer ahora mismo
Cada consulta recibe un número SH-xxxx y avanza por etapas: nueva, en conversación, esperando señal, confirmada, completada o perdida. El nivel de atención no se guarda, se calcula: si el cliente ha respondido, «contéstale»; si la señal lleva dos días de retraso o no hay siguiente paso, todo en rojo y a la cabeza de la cola. Con la misma regla se calcula el número del menú, por eso nunca difiere de la lista. Para la vista de conjunto hay un tablero en el que las tarjetas se arrastran de una etapa a otra.
05Tareas cuyos plazos no se mueven sin avisar
El plazo y el responsable los fijan el propietario y el gestor; un empleado no cambia el plazo, sino que pide moverlo con nueva fecha y motivo, y esa prohibición vive en el servidor, no en el formulario. Las tareas tienen puntos de control: el gestor los marca como cumplidos o incumplidos, el responsable escribe su explicación y lo marcado ya no se puede editar. Los recordatorios llegan una hora antes del plazo, al vencer y cada día entre las 9 y las 20, según la hora del estudio. Cada persona tiene su color, y las tareas se agrupan por responsable con el recuento «en curso · hechas».
06Búsqueda tolerante a erratas en décimas de segundo
⌘K busca a la vez en clientes, reservas, consultas, tareas y gastos: por inicio de palabra, por subcadena y por similitud de trigramas con pg_trgm, así que «victorain» encuentra Victorian. Un teléfono aparece por sus cifras en cualquier formato; una fecha, escrita de cualquier forma: «11/5», «5 nov», «Nov 5»; un importe, con el signo del dólar o sin él. El resultado se abre en una ventana sobre la página: lo editado se guarda ahí mismo, lo escrito en el formulario de debajo no se pierde y los permisos son los mismos que los de la página.
07Plataformas y pagos, sin intervención humana
Un script en el buzón del estudio reenvía cada cinco minutos los mensajes de Peerspace y Giggster: «reservado» se convierte en una reserva pagada con la comisión de la plataforma y lo que cobra el estudio; un cambio de fecha mueve la reserva que ya existe; una cancelación la anula; y cada liquidación se cuadra por cliente e importe. Solo se registra sola la reserva de un correo que pasa la comprobación DMARC y se ha leído entero. El pago de Stripe llega por un webhook con verificación de la firma HMAC y se convierte en una reserva con las líneas de la factura: qué ha pagado exactamente el cliente.
08Notificaciones: a cada uno lo suyo, en su idioma
Cada acción queda en el registro y se convierte en líneas de notificación para quien las necesita según su rol: al gestor, las consultas nuevas; al responsable, sus tareas; al propietario, todo menos lo que hace él mismo. Las líneas se acumulan hasta que pasa un minuto sin novedades y salen en un solo correo; el push al navegador se cifra según el estándar Web Push, sin librerías de terceros; a Telegram llega un solo mensaje con un botón. El idioma por defecto es el inglés; el ruso, si la persona lo elige.
09Asistentes de IA por MCP, con los permisos de una persona
ChatGPT y Claude se conectan al CRM como a un servidor MCP con acceso por OAuth 2.1: PKCE S256, lista blanca de direcciones de retorno y rotación de los tokens de actualización; reutilizar un token ya sustituido se considera un robo y corta el acceso por completo. Los 26 comandos — reservas, tareas, clientes, consultas, gastos — comprueban los mismos roles que las páginas, y ninguno borra nada. Cambiar la contraseña o el rol, o desactivar la cuenta, corta las sesiones del navegador, las llaves de los móviles y los accesos de IA.
